Vuosikertomuksen kääntäminen on yksi yrityksen vuoden tärkeimmistä käännöstilauksista, joten siihen kannattaa varautua huolellisesti.
Traduct on kääntänyt vuosikertomuksia ammattitaidolla jo useamman vuosikymmenen ajan. Kokosimme kääntäjiemme kuusi vinkkiä onnistuneen käännöksen tilaamiseen.
Vuosikertomuksen kääntäminen ei ole se nopein projekti. Mitä laajempi vuosikertomuksesi on, sitä enemmän sen kääntämiseen tarvitaan aikaa. Koska vuosikertomus voi käsittää jopa satoja sivuja tekstiä, on selvää, että liikkeellä kannattaa olla ajoissa. On myös hyvä muistaa, että moni muukin yritys käännättää vuosikertomustaan samaan aikaan ja parhaat käännöstoimistot ovat usein hyvin kiireisiä ennen vuosikertomusten julkistamista. Jos siis haluat, että vuosikertomuksesi valmistuu kaikilla kielillä ajallaan, kannatta käännöstoimistoa informoida jo etukäteen, että vuosikertomuksesi on tulossa käännettäväksi tiettynä ajankohtana, jotta käännöstoimisto osaa varata työlle aikaa.
On ymmärrettävää, että välillä tekstiin tulee yllättäviä muutoksia tai päivityksiä johtuen esimerkiksi tarkistuskierroksista tai yrityksen päättävien elimien kokousaikatauluista. Silti on paras pyrkiä siihen, että käännettäväksi lähetetty sisältö on niin valmis kuin mahdollista. Jos sisältöä joudutaan muuttamaan tai päivittämään merkittävästi kesken käännöstyön, virheiden mahdollisuus kasvaa sekä asiakkaan että käännöstoimiston puolella. Johonkin päivitykseen saattaa esimerkiksi tulla väärä, muista versioista poikkeava luku tai fakta. Tietysti tällaiset lipsahdukset ovat oikaistavissa ja osaava käännöstoimisto totta kai reagoi havaitsemiinsa mahdollisiin virheisiin, mutta selvittäminen nielee usein paljon aikaa kummassakin päässä, kun pitää tarkistaa, ovatko kaikki muutokset varmasti yhtenäisiä keskenään.
Yhtenäisen, kerralla toimitetun vuosikertomuksen kääntäminen tekee kääntäjän työstä tehokkaampaa. Kääntäjän kannalta on jopa parempi odottaa valmista, lopullista versiota hieman pidempään, kuin aloittaa keskeneräisen sisällön kääntäminen aikaisemmin. Suosittelemmekin, että pyrit toimittamaan käännettävän tekstin käännöstoimistolle mahdollisimman valmiissa asussa.
Jos tilaat vuosikertomuksesi käännöksen käännöstoimistolta, jota en ole aiemmin käyttänyt, suosittelemme, että lähetät käännöstoimistolle yrityksesi käyttämät termit ja sanaston. Mikäli yritykselläsi on jo valmiiksi selvät ja tiedossa olevat termit eri kielillä, nopeuttaa niiden saaminen käännöstoimiston työtä merkittävästi. Tällöin kääntäjän ei tarvitse käyttää aikaa sopivien termien etsimiseen ja hän voi olla varma, että termit ovat hyväksymiänne ja toiveidenne mukaisia. Nopeampi käännöstyö on myös kustannustehokasta, ja voit itse olla varma, että vuosikertomuksen eri kieliversioissa on käytetty juuri toivomiasi termejä.
Mikäli yritykselläsi on jo aiemmin käännettyjä vuosikertomuksia, joihin olette tyytyväisiä, ottaa käännöstoimisto nekin mielellään vastaan. Näistä käännöstoimisto näkee myös yrityksenne käyttämän kielen ja termit. Apumateriaali on myös omiaan alentamaan käännöskustannuksia, joten erilaisten termien ja sanaston tarjoaminen kääntäjälle on varsinkin vuosikertomusten kaltaisissa suurissa töissä todella suositeltavaa.
Yhteistyön jatkuessa on hyvä ottaa säännölliseksi tavaksi palautteen antaminen terminologiasta ja muutoinkin tekstien onnistuneista ja vähemmän onnistuneista kohdista, jolloin termipankkeja ja käännösmuisteja voidaan päivittää ja kääntäjät pystyvät kehittymään työssään.
Kaikkein nopeinta, tehokkainta ja erityisesti kustannustehokkainta yrityksellesi on lähettää meille vuosikertomuksesi muokattavana tiedostona, kuten Word- tai Indesign-tiedostona. Osaamme ja voimme toki purkaa käännettäväksi myös PDF-tiedostoja, mutta se on työvaihe, joka vie aikaa. Erityisesti vuosikertomuksen kaltainen työ, joka yleensä pitää sisällään lukuisia taulukoita ja kuvia, ei ole nopeasti muokattavissa käännettävään tiedostomuotoon, jos vastaanotamme sen PDF:nä. Yrityksesi säästää siis huomattavasti aikaa – ja myös rahaa – lähettämällä tiedoston meille muokattavassa muodossa.
Käännöstoimisto kannattaa ottaa mukaan vuosikertomusprojektiin jo ennen varsinaisen tekstin kääntämistä. Yritykselläsi saattaa olla vaikkapa kuvia, joita se haluaa käyttää vuosikertomuksessa. Eri kielien ja kulttuurien välillä kuvat ja niiden kuvatekstit saattavat kuitenkin aiheuttaa nolojakin tilanteita, jos merkitys kohdemaassa onkin täysin lähtömaan merkityksestä poikkeava. Eri kielet saattavat myös olla hyvin eri pituisia, ja vuosikertomukselle suunniteltu tila saattaakin muuttua ratkaisevasti kohdekielellä. Kun käännöstoimiston kanssa keskustelee projektista ja toiveista jo ennen itse käännösprosessin alkua, ei itse käännöstyön aikana tule vastaan yllättäviä tilanteita, joille pitää löytää nopeita ratkaisuja kiireessä. Hyvin suunniteltu on puoliksi käännetty.
Meillä on takataskussamme vielä yksi vinkki. Vuosikertomuksen tullessa ajankohtaiseksi kannattaa miettiä, millaista asiantuntemusta käännöstoimistolta haluaa. Tuleeko käännöstoimistolla olla asiantuntemusta yrityksesi alalta vai haluatko, että käännöstoimistosi olisi kokenut kettu juuri vuosikertomusten kääntämisessä?
Meillä Traductilla on yli kolmen vuosikymmenen kokemus vuosikertomusten kääntämisestä ja kääntäjämme hallitsevat useita erikoisaloja. Useat merkittävät suomalaisyritykset kääntävätkin vuosikertomuksensa juuri meillä. Jos siis etsit kääntäjää vuosikertomuksellesi, muista vinkkimme numero 1: ole ajoissa liikkeellä, sillä parhailla toimistoilla on usein useita vuosikertomuksia käännettävänään.
Tilaa vuosikertomuksesi meiltä!
Juulia Bernhardt
Traductin myynti- ja markkinointivastaava, joka pitää hyvistä ja huonoista sanaleikeistä
